La mairie rappelle aux associations utilisatrices du gymnase pour divers évènements hors cadre sportif, qu'un dossier complet est nécessaire pour réserver la salle auprès de la mairie. Il doit comporter l'imprimé de réservation de la salle/matériel, accompagné d'un dossier de sécurité avec mentionné deux noms de personnes formées aux premiers secours, d'un plan de la disposition du matériel dans la salle, et d'une attestation d'assurance.
L'intégralité de ces pièces doit être obligatoirement déposée en mairie, au maximum deux mois avant la date de la manifestation. Passé ce délai, le dossier ne sera pas étudié par le service prévention du SDIS et la sous-préfecture de Mariac et ceux-ci considèreront l'évènement comme non autorisé. Il sera donc placé sous la responsabilité du maire, qui se réserve le droit de refuser la tenue de la manifestation. Toutes les pièces à remplir sont disponibles sur le site internet de la commune, ou à retirer en mairie. Aucune demande de réservation ne sera prise en compte par la mairie sans l'intégralité de ces documents.